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  • Business Process Management mit Open Office

    Date: 2008.06.15 | Category: OpenOffice, Prozessmanagement | Response: 4

    In vielen Unternehmen und Unternehmungen (z. B. öffentliche Einrichtungen) werden Prozessdokumentationen immer wichtiger. Doch herrscht hier das Dilemma der richtigen Werkzeugwahl. Einerseits müssen Prozesse schnell und einfach dokumentiert werden, andererseits sind viele Tools zu überladen und benötigen eine lange Einlernphase. Doch benötigen wir denn wirklich Tools wie MS Visio oder ARIS um einfache Prozessdokumentationen zu erstellen?

    Eine einfache Möglichkeit Prozessdokumentationen zu erstellen ist mit OpenOffice Draw zu realisieren. Es wird ein Masterdokument, eine Vorlage, erstellt. Die Prozesse werden grafisch nach Business Process Modeling Notation (BPMN) realisiert. Das Masterdokument beinhaltet auch Hinweistexte und die Metainformationen des Dokuments. So können die Metainformationen z. B. aus Prozessverantwortlicher, Datum, Prozessart, Abteilung usw bestehen.

    Wer OpenOffice Draw bereits im Einsatz hat kennt die Einfachheit des Programms. Die grafischen Elemente der BPMN wie z. B. ein Rechteck für Aktion werden so in das Dokument eingefügt und beschriftet, dass man eine Prozessbeschreibung in Form der Prozessgrafik erhält. Das einzige Manko von OpenOffice Draw ist die leichte Unstabilität der Grafiken während des Zeichnens. Dies bedeutet nicht, dass Elemente verlorgen gehen, sondern nur, dass sich die Ansicht manchmal verschiebt. Bei Schließen und erneutem Öffnen der Datei sind alle Elemente wieder korrekt angeordnet. Die Community von OpenOffice.org kennt diesen Fehler bereits und ist an der Lösung dran.

    Was nun tun mit der erstellten Grafik? – Entweder als PDF an die entsprechenden Stellen weiterleiten oder im Intranet anzeigen lassen. Dazu bietet Lightwerk die ideale Lösung, wie so erstellte Prozessdokumentationen im Intranet verfügbar gemacht werden können. Ein Vorteil der Lightwerk-Lösung ist die Möglichkeit die Texte und Metadaten aus der mit OpenOffice erstellten Prozessgrafik zu durchsuchen. Damit wird ein richtiger Mehrwert geschaffen und die Wirtschaftlichkeit erhöht.