Category Archives: Prozessmanagement

PM Camp 2011 in Dornbirn (Voralberg) steht dieses Wochenende an

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Man darf gespannt sein! Diese Woche Donnerstag bis einschließlich Samstag findet das PM Camp11 in Dornbirn, Österreich, statt.

Das PM Camp wird eine Mischung aus Konferenz und Barcamp sein. Zur Unterscheidung:

Bei einer Konferenz wird ein Thema meist von einem Redner einer Gruppe vorgetragen. Der Vortragende bedient sich meist einer Präsentation über Beamer. Die anderen Teilnehmer hören nur zu. Am Ende des Vortrags erfolgt zum Vortrag eine kleinere Diskussionsrunde. Die Themen der Konferenz stehen meist vorab schon fest und sind zeitlich getaktet.

Ein Barcamp hingegen ist eine sogenannte “Unkonferenz“. Die Themen werden in Zusammenarbeit aller Teilnehmer in der “Sessionplanungsphase” gemeinsam entwicklet und zeitlich eingetaktet. Die Sessionsplanungsphase findet vor dem eigentlichen Beginn des Barcamps statt. Jeder der irgend ein Thema hat über das er gerne die anderen Teilnehmer informieren möchte oder selbst dazu Informationen sucht kann das Thema in den Raum stellen. Sind genügend Teilnehmer interessiert wird das Thema an die Planungstafel für den heutigen Tag angepingt.

“Der Name “Barcamp” ist eine Anspielung auf eine von Tim O´Reilly initiierte Veranstaltungsreihe namens FooCamp, bei der ausgewählte Personen (Friends of O’Reilly) sich zum Austausch und zur Übernachtung (Camping) trafen.”
Quelle: Wikipedia

Das PM Camp 2011 findet meines Wissens nach das erste Mal statt. Es sollten mindestens 50 Teilnehmer werden, nun sind es sogar schon über 70 Teilnehmer, vollgepackt mit PM Wissen. Interessant werden sicherlich nicht nur die theoretischen Ansätze sein, die vor allem in der Konferenz vorgestellt werden. Sondern auch das geballte Praxis-Wissen mehrjähriger Projektmanagement Erfahrung der unterschiedlichen Teilnehmer.

Meine Devise lautet hier wie bei jedem Barcamp:

“Das wichtige an einem Barcamp ist das socializing!”

Die Themen des PM Camps 2011 sind auf der Website zu finden.

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Agiles Projektmanagement – Feature-Driven-Developement für Festpreisprojekte

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Projektmanagement-Methoden gibt es wie Sand am Meer. Doch welche Methode für ein Unternehmen, eine Aufgabe, ein Projekt passend ist muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden.

Ich suche nach Methoden die sich besonders gut für Festpreisprojekte eignen und die auf kurz-läufige Projekte ausgerichtet sind. Dazu habe ich mir das Feature-Driven-Developement Modell, kurz FDD-Modell, angesehen.

FDD-Projekte durchlaufen folgende 5 Prozesse:

  • Prozess 1: Entwickle ein Gesamtmodell
  • Prozess 2: Erstelle eine Feature-Liste
  • Prozess 3: Plane je Feature
  • Prozess 4: Entwerfe je Feature
  • Prozess 5: Konstruiere je Feature

Diese wende ich nun auf meine Bedürfnisse an und setze sie wie folgt ein:

Prozess 1: Entwickle ein Gesamtmodell (Gesamtkonzept)

Ich bespreche die Gesamtaufgabe, das Ziel des Projektes, mit den hauptverantwortlichen Entwicklern. Dazu erstelle ich im KickOff-Meeting gemeinsam mit meinem Entwicklerteam ein Ablaufdiagramm zum Gesamtkonzept und notiere die Rahmenbedingungen.

Prozess 2: Erstelle eine Feature-Liste

Aufgrund des Gesamtkonzepts und des Lasten- bzw. Pflichtenheftes wird die Feature-Liste durch den Projektleiter erstellt. Diese Liste ist noch allgemein und nicht-technisch beschrieben. Diese wird mit den Entwicklern besprochen und dann aufgeteilt.

Prozess 3: Plane je Feature

Jedes Feature wird mit dem Entwickler (oder falls größeres Feature mit dem dafür geplanten Entwicklerteam) besprochen. Dazu werden alle notwendigen Informationen dem Entwickler bzw. Entwicklerteam übergeben auf dessen Grundlage ein Konzept erstellt werden kann. Der Entickler bzw. das Entwicklerteam nennt dem Projektleiter den dafür benötigten Aufwand. Der Aufwand aller Features wird erfasst und aufgrund dessen dem Kunden ein Angebot unterbreitet.

Prozess 4: Entwerfe je Feature

Mit Auftragseingang kann mit dem Feinkonzept der Features begonnen werden. Jedes Feature wird also technisch konzipiert und der Aufwand nochmals mit dem in Prozess 3 geschätztem Aufwand verglichen. Projektleiter und Entwickler bzw. Entwicklerteam besprechen das Konzept. Projektleiter legt die Priorität und den Zeitplan fest.

Prozess 5: Konstruiere je Feature

Das Feature wird nach Zeitplan entwickelt und zwar so, dass es 20% der Zeit vor dem internen Zeitplan fertig wird. Dabei ist täglich Feedback an den Projektleiter zu geben, damit er über aktuellen Stand und Fortschritt informiert ist. Fortschritt wird mit der abgeschätzten Zeit (Aufwand) verglichen, um zu überprüfen ob, der Entwickler im Zeitplan liegt. Ebenfalls wird das Ergebnis in regelmäßigen Zeitabschnitten überprüft, um Entwicklungsstand und Entwicklungsziel verglichen werden kann. Der Projektleiter entscheidet, nach welchem Fortschritt er die Entwicklungen jeweils mit dem Kunden bespricht. Hier kann ggf. früh eingelenkt werden, und das Feature-Konzept überarbeitet werden, falls der Kunde die Funktion etwas abgeändert hätte.

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Web 2.0 im Unternehmen

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Wenn es ums Internet geht hört man immer wieder den Begriff Web 2.0. Doch was damit genau gemeint ist weiss niemand so richtig. Einen Versuch startete Tim O´Reilly in seinem Buch “What is Web 2.0?”

Also nehmen wir einfach an Web 2.0 seien folgende webbasierte Applikationen:

  • Wissensmanagement
  • Qualitätsmanagement
  • Kollaborationsplattform
  • Teamplattform
  • Medien- und Downloadportal
  • Dokumentenmanagement

Diese Anforderungen werden von immer mehr und mehr Unternehmen gefordert. Die eigene IT ist da oft schon überfragt und lässt deshalb externe Dienstleister anreisen.

Leider kann hier schon beim Start dieses Vorhabens einiges schief laufen – und tut es oft auch. Nicht umsonst heisst es dass in der IT etwa jedes zweite Projekt an die Wand gefahren wird. Ist ja auch klar, denn nur wenige nehmen sich die Zeit und auch das Budget um eine kundenbezogene Anforderungsanalyse durchzuführen. Denn ein System ist schnell mal hingestellt – doch ist es auch das was die Kunden wollen? -oft heisst hier die Antwort “Nein”.

Wenn man sich die Frage stellt “Was braucht das Unternehmen, das ich gerade berate, wirklich?” kommt man um eine saubere Anforderungsanalyse nicht rum. Ist diese mal gemacht stellt man oft fest, dass die Kunden ein System a la Wiki benötigen, um eine Kollaborationsplattform zum Austausch innerhalb von Projekten oder Abteilungen online stattfinden zu lassen.

Das nächste System im Unternehmen ist definitiv das Dokumentenmanagement-Portal. Dokumente können von überall in der Firma – oder für Vertriebsmitarbeiter auch von unterwegs schnell mal abgerufen werden. Daten müssen strukturiert erfasst werden. Eine filterbare Suchfunktion muss her – am Besten eine die auch die Inhalte der Dokumente durchsucht – bei OpenOffice- Dokumenten und PDFs ist dies kein Problem. Andere Dokumente die aus technischen Gründen nicht durchsucht werden können müssen mit META Informationen angereichert werden können. Nur so macht ein Dokumentenmanagement-System Sinn.

Weitere Applikationen wären Kalender jeglicher Art, Kontaktdatenbanken (Mitarbeiteradressbuch) und ein Qualitätsmanagement-System (Prozessmanagement-System).

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OpenOffice Draw – Header / Footer ?

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Immer wieder versuche ich Header-Bereich und Footer-Bereich in OpenOffice nachzubilden, klappt aber nicht so gut. Warum? Was fehlt?

  • Ich möchte dass der Footer bzw. der Header sich auf jeder Seite wiederholt.

Was ich bereits versucht habe um OpenOffice Draw dazu zu bewegen mir diesen auf jeder Folgeseite zu erstellen bzw. anzuzeigen?

  • Ich habe im Master den Kopf komplett abgebildet. Doch dann kann ich meine Felder nicht mehr beschriften die ich im Header eingefügt habe.
  • Ich habe im Entwurfsmodus die Feldererstellt und dann einfach so oft kopiert wie ich sie gebraucht habe. Das Problem hierbei ist die Änderungen am Dokument. Wenn ich im Kopf der ersten Seite etwas ändere wird dies leider nicht für die Folgeseiten übernommen.

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Business Process Management mit Open Office

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In vielen Unternehmen und Unternehmungen (z. B. öffentliche Einrichtungen) werden Prozessdokumentationen immer wichtiger. Doch herrscht hier das Dilemma der richtigen Werkzeugwahl. Einerseits müssen Prozesse schnell und einfach dokumentiert werden, andererseits sind viele Tools zu überladen und benötigen eine lange Einlernphase. Doch benötigen wir denn wirklich Tools wie MS Visio oder ARIS um einfache Prozessdokumentationen zu erstellen?

Eine einfache Möglichkeit Prozessdokumentationen zu erstellen ist mit OpenOffice Draw zu realisieren. Es wird ein Masterdokument, eine Vorlage, erstellt. Die Prozesse werden grafisch nach Business Process Modeling Notation (BPMN) realisiert. Das Masterdokument beinhaltet auch Hinweistexte und die Metainformationen des Dokuments. So können die Metainformationen z. B. aus Prozessverantwortlicher, Datum, Prozessart, Abteilung usw bestehen.

Wer OpenOffice Draw bereits im Einsatz hat kennt die Einfachheit des Programms. Die grafischen Elemente der BPMN wie z. B. ein Rechteck für Aktion werden so in das Dokument eingefügt und beschriftet, dass man eine Prozessbeschreibung in Form der Prozessgrafik erhält. Das einzige Manko von OpenOffice Draw ist die leichte Unstabilität der Grafiken während des Zeichnens. Dies bedeutet nicht, dass Elemente verlorgen gehen, sondern nur, dass sich die Ansicht manchmal verschiebt. Bei Schließen und erneutem Öffnen der Datei sind alle Elemente wieder korrekt angeordnet. Die Community von OpenOffice.org kennt diesen Fehler bereits und ist an der Lösung dran.

Was nun tun mit der erstellten Grafik? – Entweder als PDF an die entsprechenden Stellen weiterleiten oder im Intranet anzeigen lassen. Dazu bietet Lightwerk die ideale Lösung, wie so erstellte Prozessdokumentationen im Intranet verfügbar gemacht werden können. Ein Vorteil der Lightwerk-Lösung ist die Möglichkeit die Texte und Metadaten aus der mit OpenOffice erstellten Prozessgrafik zu durchsuchen. Damit wird ein richtiger Mehrwert geschaffen und die Wirtschaftlichkeit erhöht.

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